El Consejo Directivo de la Caja de Compensación Familiar del Cauca, COMFACAUCA, en cumplimiento de los estatutos de la Corporación y de lo dispuesto en el Decreto 1072 de 2015, convoca a la Asamblea General Ordinaria de Afiliados 2025, que se llevará a cabo el día 19 de marzo de 2025, a las 2:00 de la tarde de manera PRESENCIAL, en el auditorio del Salón Empresarial del Centro Recreativo Pisojé, ubicado en la Carrera 5 No. 56N Vía Pisojé, con el siguiente orden del día:
• Llamada a lista y verificación del quorum
• Designación de presidente y secretario de la asamblea
• Lectura de constancias
• Informe de la comisión encargada de revisar y aprobar el acta anterior
• Designación de los integrantes de la comisión que aprobará el acta correspondiente a esta asamblea
• Lectura del informe del director administrativo
• Lectura del informe del revisor fiscal
• Lectura del informe de labores desarrolladas por el comité independiente de auditoría según circular
023 de 2010.
• Lectura, consideración y aprobación de los estados financieros a 31 de diciembre de 2024
• Elección de los consejeros representantes de los empleadores
• Fijación de honorarios de los miembros del consejo directivo
• Elección del revisor fiscal principal y suplente y fijación de sus honorarios
• Fijación del monto hasta el cual puede contratar el director administrativo sin autorización del consejo
directivo
• Proposiciones y varios
INTEGRACIÓN DE LA ASAMBLEA Y QUORUM
La Asamblea General de Afiliados está conformada por la reunión de los afiliados hábiles o de sus representantes debidamente acreditados.
La condición indispensable para que el miembro, afiliado o delegado acreditado pueda tener voz y voto, elegir y ser elegido en las reuniones de la Asamblea General, es que esté a Paz y Salvo con la Caja, por todo concepto el día hábil inmediatamente anterior a la fecha señalada para la reunión.
Los afiliados deben estar a paz y salvo por todo concepto con la Entidad hasta el 31 de enero de 2025; la fecha límite de pago será hasta el día 18 de marzo de 2025.
Constituye quórum de liberatorio para la reunión de la Asamblea General, la asistencia de un número de personas que represente, cuando menos el 25% de los afiliados hábiles. Transcurrida la hora señalada para la reunión si no hay quórum para deliberar y decidir, la Asamblea podrá sesionar válidamente iniciando su deliberación dentro de la hora siguiente y podrá adoptar decisiones con cualquier número de afiliados hábiles presentes, con excepción de las que requieran una mayoría absoluta o calificada, de conformidad con los Estatutos vigentes de la Corporación.
DERECHO DE INSPECCIÓN
Los afiliados hábiles o sus representantes debidamente acreditados, los miembros del Consejo Directivo, los Revisores Fiscales y los Funcionarios de la Superintendencia del Subsidio Familiar, tienen derecho a inspeccionar los libros y demás documentos de la Caja de Compensación Familiar del Cauca – COMFACAUCA, durante los diez (10) días anteriores a la fecha antes citada para la Asamblea Ordinaria, libros que se encuentran ubicados en la Sede Administrativa, Departamento Administrativo, en la calle 2ª Norte No. 6A- 54 Popayán.
DERECHO DE REPRESENTACIÓN
Todo afiliado a LA CAJA puede hacerse representar en la reunión de la Asamblea General de Afiliados, mediante poder otorgado por escrito en el que se indique el nombre del apoderado, la fecha de reunión para la cual se confiere el poder, la fecha de expedición del mismo, el nombre completo de quien otorga el poder (representante legal en caso de persona jurídica o empleador en caso de persona natural), la calidad en la cual le confiere su firma y si concede o no la facultad de sustituirlo, con la aceptación y firma del apoderado. Cada poder deberá ser presentado por quien lo otorga en la Sede Administrativa, oficina 101 del Departamento Administrativo, en la calle 2ª Norte No. 6A-54 Popayán; en la Carrera 10 No. 5-22, Oficina de Comfacauca Santander de Quilichao, en la Carrera 20 No. 16-25, Oficina Comfacauca Puerto Tejada, en la Carrera 7 No. 4-33 en El Bordo, en la Carrera 7 No. 13B-51 en Miranda y en la Carrera 3 entre Calles 8 y 9, Barrio La Paz en Guapi, o estar autenticado ante autoridad competente.
Los poderes también se recibirán debidamente autenticados ante autoridad competente, a través del correo electrónico poderesasamblea2025@comfacauca.com, junto con copia del certificado de existencia y representación legal, que cuente con una fecha de expedición no mayor a 30 días y copia de la cédula de ciudadanía del representante legal o de la persona natural que se va a hacer representar.
Para ser tenidos en cuenta en la respectiva Asamblea, los poderes deberán presentarse personalmente en las sedes, o enviarse al correo electrónico poderesasamblea2025@comfacauca.com, hasta el día hábil inmediatamente anterior a la fecha fijada para la reunión de la Asamblea, es decir, el 18 de marzo de 2025, a las 2:00 p.m. Los poderes que no reúnan los anteriores requisitos no serán tenidos en cuenta.
Cuando aparecieren dos o más poderes conferidos para una misma reunión de la Asamblea General otorgados a nombre de una misma Empresa, patrono o empleador, miembro o afiliado, únicamente se tendrá en cuenta el otorgado conforme a los estatutos, por el representante legal de la empresa, patrono o
empleador miembro o afiliado que esté debidamente acreditado ante LA CAJA.
En caso de que no haya ningún representante acreditado y se hayan presentado varios poderes para una misma reunión otorgados por un mismo afiliado, no se tendrá en cuenta ninguno de ellos. En caso de existir dos o más poderes otorgados por una empresa, patrono o empleador a distintas personas, se anularán todos los poderes de esa Empresa.
Al cierre de la inscripción de poderes se dejará constancia del número de poderes recibidos por parte de los funcionarios designados para la recepción de los poderes.
Posteriormente el Revisor Fiscal de la Caja o en su defecto, el Jefe de Auditoría Interna con dos (2) de sus funcionarios, efectuará una revisión de los poderes a fin de verificar que reúnen los requisitos y se levantará un Acta en la cual se dejará constancia de los hechos que se observen, indicando el total de poderes válidos y el total de anulados, de conformidad con lo dispuesto en las Circulares Externas No. 005 de 1996 y 010 de 2007, proferidas por La Superintendencia del Subsidio Familiar.
ACREDITACIÓN
Al ingresar al Auditorio en la fecha y hora señaladas para la reunión, se efectuará el respectivo proceso de registro de los asistentes, afiliados y apoderados.
Cada afiliado a LA CAJA tendrá derecho a un voto por el solo hecho de serlo.
En todas las votaciones y elecciones que deban llevarse a efecto, el voto de cada uno de los asistentes es indivisible.
Ninguno de los asistentes podrá representar a más del cinco por ciento (5%) del total de los votos presentes o representados en la sesión, incluidos los que por derecho propio le correspondan.
INSCRIPCIÓN DE LISTAS PARA MIEMBROS DE CONSEJO DIRECTIVO
Las listas para la elección de miembros de Consejo Directivo para el período 2025 – 2029, deberán inscribirse en la Sede Administrativa, oficina 101 del Departamento Administrativo, en la calle 2ª Norte No. 6A-54 Popayán, o al correo electrónico inscripcionconsejo2025@comfacauca.com, con anticipación no mayor de un (1) día hábil ni menor de seis (6) horas hábiles a la hora anterior a la fijada en la Convocatoria para la reunión.
La inscripción de listas para miembros del Consejo Directivo debe hacerse por escrito por cualquier miembro con derecho a intervenir en la Asamblea y debe contener por lo menos los nombres y apellidos de un principal con su suplente personal a elegir, el nombre de la persona jurídica o natural a la cual representan, y llevar la constancia escrita de aceptación de los miembros o afiliados incluidos en la lista con su firma y número de documento de identidad en caso de ser personas naturales, la manifestación personal de no encontrarse incurso en las causales de inhabilidad e incompatibilidad de que trata el Decreto Ley 2463 de 1981, y acompañarse de los siguientes anexos:
• Certificado de existencia y representación legal para las personas jurídicas, con expedición no menor a 30 días.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal o persona designada.
• Manifestación juramentada donde declare conocer y no estar incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades previstas en las siguientes normas: Ley 21 de 1982, Decreto Ley 2463 de 1981 y Ley 789 de 2002 y demás normas que las modifiquen o adicionen.
• Constancia de aceptación, documento mediante el cual se manifieste la autorización para ser incluido en una plancha.
• Comunicación dirigida a la Superintendencia del Subsidio Familiar en la que se manifiesta su aceptación del cargo en caso de ser elegido.
• Comunicación dirigida a la Superintendencia del Subsidio Familiar en la que se indique solicitud de autorización para el ejercicio del cargo en caso de ser elegido.
• Hoja de vida con dirección de residencia y ciudad en donde conste la experiencia y formación académica con los soportes respectivos.
• Fotocopia de la tarjeta profesional (en caso de que la profesión y oficio lo requiera).
• Certificado de antecedentes disciplinarios emitido por la Procuraduría General de la Nación.
• Certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contraloría General de la República.
• Certificado de antecedentes judiciales proferido por la Policía Nacional de Colombia.
• Asimismo podrán retractarse de tal aceptación mediante escrito firmado por triplicado por el miembro principal y su suplente, el cual deberá ser entregado en la Sede Administrativa, oficina 101 del Departamento Administrativo, en la calle 2ª Norte No. 6A-54 Popayán, o a través del correo electrónico inscripcionconsejo2025@comfacauca.com, hasta seis (6) horas hábiles antes de la fecha y hora de la citación a la reunión, hecha en la convocatoria, de conformidad con la Ley.
La retractación tendrá validez cuando sea presentada conjuntamente por el principal y el suplente de cada renglón y produce la anulación completa del mismo.
Las listas en que ocurran retractaciones y/o anulaciones se tendrán en cuenta para la elección caso en el cual el renglón siguiente al anulado asumirá la posición de éste.
INSCRIPCIÓN DE CANDIDATOS PARA REVISOR FISCAL
LA CAJA tendrá un Revisor Fiscal con su respectivo suplente, quienes podrán ser personas jurídicas o naturales, Contadores Públicos Titulados.
La inscripción de candidatos para la elección del Revisor Fiscal Principal y Suplente para el período 2025- 2029, debe ser en forma individual y no por planchas.
Los candidatos a Revisor Fiscal Principal y Suplente deberán inscribirse en la Sede Administrativa, oficina 101 del Departamento Administrativo en la calle 2ª Norte No. 6A-54 Popayán, o a través del correo electrónico inscripcionrevisorfiscal2025@comfacauca.com, con anticipación no mayor de un (1) día hábil ni menor de seis (6) horas hábiles a la hora anterior a la fijada en la Convocatoria para la reunión.
Con la inscripción los candidatos deberán acompañar los siguientes documentos:
• Si se trata de personas jurídicas, establecimiento de comercio o cualquier otra modalidad que implique inscripción, certificado de la Cámara de Comercio. En este evento deberán indicar la persona natural que prestará el servicio bajo su responsabilidad.
• Hoja de Vida del aspirante si es persona natural o de quien sea designado por la persona jurídica.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía y de la tarjeta profesional.
• Antecedentes disciplinarios actualizados.
• Manifestación personal, tanto de la firma como de quien prestará el servicio bajo su responsabilidad, o de quien aspira, de no encontrarse incurso en las causales de inhabilidad e incompatibilidad de que trata el Decreto Ley 2463 de 1981.
• Aceptación del cargo en caso de ser elegido.
• Solicitud de autorización para ejercer el cargo, dirigida al Superintendente del Subsidio Familiar.
• Propuesta clara y precisa acerca de:
-Valor de los honorarios que aspira a devengar durante la totalidad del período.
-Recurso humano y técnico que utilizará en su labor, el cual deberá ser acorde con las necesidades de la Corporación.
-Experiencia relacionada con el cargo.
-Manifestación expresa de haberse informado sobre la estructura y funcionamiento de La Caja.
