El Consejo Directivo de la Caja de Compensación Familiar del Cauca, COMFACAUCA, en cumplimiento de los estatutos de la Corporación, del Decreto 1072 de 2015 y del Decreto 398 de 2020, mediante el cual se faculta a las personas jurídicas para la realización de reuniones no presenciales, convoca a la Asamblea General Ordinaria de Afiliados 2023, que se llevará a cabo el día 24 de marzo del 2023, a las 2:00 de la tarde de manera VIRTUAL – NO PRESENCIAL, a través de su página web www.comfacauca.com en el botón “Asamblea General de Afiliados 2023”, con el siguiente orden del día:
- Llamada a lista y verificación del quorum.
- Designación de presidente y secretario de la asamblea.
- Lectura de constancias.
- Designación de los integrantes de la comisión que aprobará el acta correspondiente a esta asamblea.
- Lectura del informe del Director Administrativo.
- Lectura del informe del Revisor Fiscal.
- Lectura del informe de labores desarrolladas por el comité independiente de auditoría según circular 023 de 2010.
- Lectura, consideración y aprobación de los estados financieros a 31 de diciembre de 2020.
- Lectura, consideración y aprobación de los estados financieros a 31 de diciembre de 2022.
- Votación para elección de miembros de Consejo Directivo postulados en el año 2021, para cubrir periodo estatutario 2021-2025.
- Votación para elección de Revisor Fiscal principal y suplente postulados en el año 2021, para cubrir periodo estatutario 2021 – 2025.
- Fijación de honorarios de los miembros del Consejo Directivo.
- Fijación del monto hasta el cual puede contratar el Director Administrativo sin autorización del Consejo Directivo.
- Proposiciones y varios.
INTEGRACIÓN DE LA ASAMBLEA Y QUORUM
La Asamblea General de Afiliados está conformada por la reunión de los afiliados hábiles o de sus representantes debidamente acreditados.
La condición indispensable para que el miembro, afiliado o delegado acreditado pueda tener voz y voto, elegir y ser elegido en las reuniones de la Asamblea General, es que esté a Paz y Salvo con la Caja, por todo concepto el día hábil inmediatamente anterior a la fecha señalada para la reunión.
Los afiliados deben estar a paz y salvo por todo concepto con la Entidad hasta el 28 de febrero del 2023; la fecha límite de pago será hasta el día 23 de marzo del 2023.
Constituye quórum deliberatorio para la reunión de la Asamblea General, la asistencia de un número de personas que represente, cuando menos el 25% de los afiliados hábiles.
Transcurrida la hora señalada para la reunión si no hay quórum para deliberar y decidir, la Asamblea podrá sesionar válidamente iniciando su deliberación dentro de la hora siguiente y podrá adoptar decisiones con cualquier número de afiliados hábiles presentes, con excepción de las que requieran una mayoría absoluta o calificada, de conformidad con los Estatutos vigentes de la Corporación.
DERECHO DE INSPECCIÓN
Los afiliados hábiles o sus representantes debidamente acreditados, los miembros del Consejo Directivo, los Revisores Fiscales y los Funcionarios de la Superintendencia del Subsidio Familiar, tienen derecho a inspeccionar los libros y demás documentos de la Caja de Compensación Familiar Del Cauca – COMFACAUCA, durante los diez (10) días anteriores a la fecha antes citada para la Asamblea Ordinaria, libros que se encuentran ubicados en la Sede Administrativa, Departamento Administrativo, en la calle 2 Norte No. 6A-54 Popayán.
DERECHO DE REPRESENTACIÓN
Todo afiliado a LA CAJA puede hacerse representar en la reunión de la Asamblea General de Afiliados, mediante poder otorgado por escrito en el que se indique el nombre del apoderado, la fecha de reunión para la cual se confiere el poder, la fecha de expedición del mismo, el nombre completo de quien otorga el poder (representante legal en caso de persona jurídica o empleador en caso de persona natural), la calidad en la cual le confiere su firma y si concede o no la facultad de sustituirlo, con la aceptación y firma del apoderado. Cada poder deberá ser presentado por quien lo otorga en la Sede Administrativa, oficina 101 del Departamento Administrativo, en la calle 2 Norte No. 6A-54 Popayán; en la Carrera 10 No. 5-22, Oficina de Comfacauca en Santander de Quilichao, en la Carrera 20 No. 16-25, Oficina Comfacauca en Puerto Tejada, en la Carrera 7 No. 4-33, oficina de Comfacauca en El Bordo, en la Carrera 7 No. 13B-51 en Miranda y en la Carrera 3 entre Calles 8 y 9, Barrio La Paz en Guapi, o estar autenticado ante autoridad competente.
Los poderes también se recibirán debidamente autenticados ante autoridad competente, a través del correo electrónico poderesasamblea2023@comfacauca.com, junto con copia del certificado de existencia y representación legal, que cuente con una fecha de expedición no mayor a 30 días y copia de la cédula de ciudadanía del representante legal o de la persona natural que se va a hacer representar.
Para ser tenidos en cuenta en la respectiva Asamblea, los poderes deberán presentarse personalmente en las sedes, o enviarse al correo electrónico poderesasamblea2023@comfacauca.com, hasta el día hábil inmediatamente anterior a la fecha fijada para la reunión de la Asamblea, es decir, el 23 de marzo de 2023, a las 2:00 p.m. Los poderes que no reúnan los anteriores requisitos no serán tenidos en cuenta.
Cuando aparecieren dos o más poderes conferidos para una misma reunión de la Asamblea General otorgados a nombre de una misma Empresa, patrono o empleador, miembro o afiliado, únicamente se tendrá en cuenta el otorgado conforme a los estatutos, por el representante legal de la empresa, patrono o empleador miembro o afiliado que esté debidamente acreditado ante LA CAJA.
En caso de que no haya ningún representante acreditado y se hayan presentado varios poderes para una misma reunión otorgados por un mismo afiliado, no se tendrá en cuenta ninguno de ellos. En caso de existir dos o más poderes otorgados por una empresa, patrono o empleador a distintas personas, se anularán todos los poderes de esa Empresa.
Al cierre de la inscripción de poderes se dejará constancia del número de poderes recibidos por parte de los funcionarios designados para la recepción de los poderes.
Posteriormente, el Jefe de Auditoría Interna con dos (2) de sus funcionarios, efectuará una revisión de los poderes a fin de verificar que reúnen los requisitos y se levantará un Acta en la cual se dejará constancia de los hechos que se observen, indicando el total de poderes válidos y el total de anulados, de conformidad con lo dispuesto en las Circulares Externas No. 005 de 1996 y 010 de 2007, proferidas por La Superintendencia del Subsidio Familiar.
ACREDITACIÓN
Con el fin de facilitar el proceso de registro de participantes en la plataforma, los empleadores afiliados o sus representantes que deseen participar directamente en la Asamblea General Ordinaria no presencial, deberán registrarse en el portal web de www.comfacauca.com, dando clic en la opción “Asamblea General de Afiliados 2023”, para realizar su pre registro hasta el día hábil inmediatamente anterior a la fecha fijada para la reunión de la Asamblea, es decir, el 23 de marzo de 2023, a las 4:00 p.m.
En la fecha y hora señaladas para la reunión, se verificará la acreditación de los participantes afiliados o apoderados a través de su registro en la plataforma web, y ahí se hará constar el número de votos representados.
Cada afiliado a LA CAJA tendrá derecho a un voto por el solo hecho de serlo.
En todas las votaciones y elecciones que deban llevarse a efecto, el voto de cada uno de los asistentes es indivisible.
Ninguno de los asistentes podrá representar a más del cinco por ciento (5%) del total de los votos presentes o representados en la sesión, incluidos los que por derecho propio le correspondan.
